1UP Distribution : Automatisation des commandes e-commerce avec les API Odoo & Ciama

1. Contexte et enjeux du projet

Dans un environnement e-commerce en constante évolution, 1UP Distribution devait relever un défi majeur : la gestion des commandes issues de plusieurs plateformes en ligne. L’entreprise commercialise ses produits sur des CMS variés, notamment Prestashop, Shopify, WooCommerce et Wix, chacun disposant de son propre système de gestion des commandes via API. Cette diversité technologique complexifiait le suivi des ventes, l’intégration des flux et la gestion des clients.

L’absence d’un processus centralisé engendrait des traitements manuels chronophages et augmentait le risque d’erreurs dans l’enregistrement des commandes et la mise à jour des stocks. Face à ces contraintes, une solution s’imposait : l’automatisation complète du workflow de commandes, en interconnectant toutes les plateformes e-commerce avec un ERP unique, capable d’assurer une synchronisation fluide et sans intervention manuelle.

L’objectif du projet était double : faciliter l’agrégation des commandes tout en garantissant une intégration fluide avec l’ERP Odoo pour optimiser la gestion des ventes et la logistique. Pour cela, Ciama API, une solution développée sur mesure par Dawap, a été mise en place afin d'unifier l’ensemble des flux de commandes via une interface unique. Grâce à cette passerelle, chaque commande passée sur l’un des CMS e-commerce est récupérée en temps réel, traitée et injectée directement dans Odoo.

L’approche adoptée permet non seulement une gestion centralisée et automatisée des commandes, mais aussi une meilleure visibilité sur l’ensemble du cycle de vente, depuis la prise de commande jusqu’à l’émission des factures. En supprimant les interventions manuelles et en structurant les échanges entre les plateformes e-commerce et Odoo, cette solution garantit une amélioration significative des délais de traitement, de la fiabilité des données et de la gestion client.

2. Architecture et choix technologiques

Pour garantir une gestion fluide et automatisée des commandes e-commerce, l’architecture de la solution repose sur une approche modulaire et scalable, intégrant plusieurs technologies éprouvées. L’ensemble du système est conçu pour centraliser, traiter et synchroniser les données entre les différentes plateformes e-commerce et l’ERP Odoo, en exploitant Ciama API comme hub d’agrégation.

L’application backend a été développée sous Symfony avec Docker, garantissant une infrastructure robuste et facilement déployable. Ce choix technologique permet une modularité avancée, facilitant l’évolution du projet et l’intégration de nouvelles plateformes si nécessaire. MySQL est utilisé pour la gestion des bases de données, stockant l’historique des commandes, les informations clients et les statuts des transactions.

Le cœur de la solution repose sur Ciama API, une API REST sur mesure développée pour unifier les flux de commandes en provenance de Prestashop, Shopify, WooCommerce et Wix. Plutôt que d’interagir directement avec chaque CMS via leurs API respectives, Ciama API agit comme un intermédiaire unique, normalisant les données et simplifiant leur traitement.

Une messagerie asynchrone via RabbitMQ a été mise en place afin d’orchestrer les échanges entre Ciama API et Odoo. Ce mécanisme assure une synchronisation en temps réel des commandes, tout en évitant les goulets d’étranglement en cas de pic de volume. Chaque nouvelle commande est récupérée périodiquement, analysée et injectée dans Odoo via son API officielle, garantissant une mise à jour automatique des stocks et des documents de vente.

L’architecture a été conçue pour être évolutive et adaptable, permettant d’absorber une montée en charge progressive tout en facilitant l’intégration de nouvelles plateformes e-commerce ou ERP. Cette approche assure à 1UP Distribution une solution durable, flexible et parfaitement alignée avec les besoins de son écosystème de vente en ligne.

3. Ciama API : Agrégation et centralisation des commandes e-commerce

L’un des principaux défis de 1UP Distribution était de gérer efficacement les commandes issues de plusieurs plateformes e-commerce, chacune utilisant sa propre API et ses propres règles de gestion. Pour unifier ces flux et éviter la multiplication des intégrations spécifiques, nous avons mis en place Ciama API, un hub d’agrégation capable de centraliser et normaliser les commandes en provenance de Prestashop, Shopify, WooCommerce et Wix.

Grâce à cette API REST sur mesure, chaque commande passée sur l’une des boutiques en ligne est récupérée, structurée et transmise de manière uniforme. Ce processus évite aux équipes de devoir gérer plusieurs connexions API en parallèle, réduisant ainsi la complexité technique et les risques d’erreurs liés à la synchronisation des données. Ciama API agit comme une couche d’abstraction entre les CMS e-commerce et l’ERP Odoo, garantissant une communication fluide et standardisée.

Un middleware dédié interroge régulièrement Ciama API pour extraire les nouvelles commandes et les injecter dans l’ERP. Ce mécanisme assure une mise à jour en temps réel des ventes, permettant aux équipes de suivre précisément le traitement des commandes sans intervention manuelle. En outre, des contrôles de validation sont intégrés pour vérifier l’intégrité des données avant leur envoi à Odoo, évitant ainsi les anomalies de stock ou de facturation.

Avec cette architecture centralisée, 1UP Distribution bénéficie d’un gain de temps considérable, d’une réduction des erreurs de traitement et d’une scalabilité optimisée, lui permettant d’ajouter facilement de nouvelles plateformes e-commerce à son infrastructure sans modifier en profondeur son système de gestion des commandes.

4. Automatisation du workflow de commandes vers Odoo

L’automatisation du workflow des commandes était un enjeu clé pour 1UP Distribution afin d’optimiser la gestion des ventes et d’éliminer les interventions manuelles chronophages. Une fois les commandes récupérées et centralisées via Ciama API, elles sont automatiquement injectées dans l’ERP Odoo à l’aide d’un processus de traitement structuré et entièrement automatisé.

Chaque nouvelle commande passe par plusieurs étapes avant d’être enregistrée dans Odoo. Tout d’abord, un contrôle de validation est effectué pour vérifier la cohérence des données, incluant la disponibilité des produits, l’exactitude des prix et la conformité des informations clients. Ensuite, l’ERP génère automatiquement une fiche de commande, en associant les produits, quantités et conditions tarifaires spécifiques au client.

L’intégration avec Odoo API permet également d’appliquer des règles de gestion dynamiques, notamment sur la TVA, les modes de paiement et les délais de livraison. Lorsqu’une commande est confirmée, le workflow enclenche automatiquement la génération des documents commerciaux (bons de commande, factures) et la mise à jour des statuts de traitement en fonction de l’avancement de la commande.

Une synchronisation en temps réel assure une visibilité complète aux équipes de gestion, permettant un suivi précis des ventes et des flux logistiques. Grâce à cette automatisation, les erreurs de saisie sont éliminées, les délais de traitement des commandes sont considérablement réduits, et l’ensemble du processus devient plus fluide et réactif. Cette approche garantit une interopérabilité parfaite entre les plateformes e-commerce et l’ERP, offrant une gestion optimisée des commandes pour 1UP Distribution.

L’intégration fluide entre Odoo API et les plateformes e-commerce permet à 1UP Distribution de bénéficier d’un système de gestion des commandes entièrement automatisé, garantissant un gain de temps opérationnel et une fiabilité accrue des processus. En s’appuyant sur une interconnexion sur mesure, les entreprises peuvent centraliser leurs flux de vente et optimiser leurs opérations.

5. Gestion des clients et des adresses via Odoo API

L’intégration de l’API Odoo joue un rôle central dans la gestion des clients et des adresses pour 1UP Distribution. L’un des défis majeurs du projet était d’assurer une synchronisation fluide des données client en provenance des plateformes e-commerce comme Prestashop, Shopify, WooCommerce et Wix, tout en garantissant une standardisation des informations dans l’ERP.

Lorsqu’une nouvelle commande est importée via Ciama API, le système vérifie si le client existe déjà dans Odoo. Si ce n’est pas le cas, une fiche client est automatiquement créée avec l’ensemble des informations nécessaires : nom, entreprise, email, téléphone, numéro de TVA intracommunautaire, et toute donnée pertinente pour la gestion B2B. Si le client existe déjà, ses informations sont mises à jour si des changements sont détectés, garantissant ainsi une base de données toujours actualisée.

La gestion des adresses de facturation et de livraison est également automatisée. Lors de chaque commande, l’API Odoo valide et associe les bonnes adresses aux clients en fonction des informations transmises par les plateformes e-commerce. En cas de doublon ou d’incohérence, des règles de déduplication et de correction sont appliquées pour éviter la multiplication d’entrées inutiles et assurer une gestion structurée des données.

Cette approche garantit une expérience fluide pour les équipes de gestion, en évitant toute ressaisie manuelle et en réduisant les risques d’erreurs. De plus, grâce à cette interconnexion optimisée, le traitement des commandes est accéléré, la relation client est améliorée et les équipes commerciales peuvent accéder à des informations précises et à jour pour un meilleur suivi des ventes et des interactions avec les clients.

6. Optimisation des règles de TVA et des flux de facturation

1UP Distribution devait assurer une gestion précise des règles de TVA et des flux de facturation, en tenant compte des spécificités des ventes B2B et des réglementations fiscales en vigueur. Grâce à l’intégration de l’API Odoo, l’application des taux de taxation est automatisée selon le profil du client et sa localisation, garantissant une conformité rigoureuse avec les obligations légales.

Lors de chaque commande, le système identifie le pays d’origine du client et applique la règle de TVA correspondante. Pour les ventes intracommunautaires en Europe, la TVA est gérée en fonction du numéro de TVA intracommunautaire, validé automatiquement via des services externes. Si le numéro est valide, la TVA est exonérée conformément aux directives européennes. En revanche, pour les clients hors UE ou ceux sans numéro de TVA valide, le taux applicable est ajusté en fonction de la localisation et des réglementations locales.

La génération des factures est entièrement automatisée dès la validation des commandes. Une fois une commande confirmée et intégrée dans Odoo, un document comptable est généré, reprenant toutes les informations essentielles : montant HT, TVA appliquée, conditions de paiement et mentions légales. Ces factures sont ensuite archivées et mises à disposition du client dans son espace dédié, lui permettant d’accéder facilement à son historique d’achats.

Cette automatisation des flux de facturation et de TVA réduit considérablement les risques d’erreurs comptables, limite la charge administrative et assure une mise en conformité immédiate avec les normes fiscales en vigueur. Elle permet également aux équipes financières de se concentrer sur l’analyse et l’optimisation des ventes, plutôt que sur des tâches répétitives et chronophages.

7. Sécurisation et fiabilité des échanges API

La sécurisation des échanges de données entre 1UP Distribution, Ciama API et Odoo API était une priorité afin d’assurer l’intégrité et la confidentialité des informations sensibles. Chaque requête transitant entre les systèmes est authentifiée à l’aide de jetons sécurisés et de clés API, garantissant un accès strictement contrôlé aux différentes ressources.

Un chiffrement des données a été mis en place pour protéger les informations clients, commandes et transactions financières durant leur transmission et leur stockage. Afin de prévenir toute tentative d’intrusion ou de manipulation des flux API, un système de journalisation avancée enregistre chaque interaction, permettant d’analyser les requêtes suspectes et de réagir rapidement en cas d’anomalie.

Un monitoring en temps réel assure une surveillance constante des performances et de la disponibilité des API. En cas d’échec de requête ou de réponse anormale, un système d’alerte permet d’identifier rapidement l’origine du problème et d’optimiser les temps de réponse. Cette architecture garantit une transmission des données fiable, sécurisée et conforme aux bonnes pratiques en matière d’échange d’informations B2B.

8. Bénéfices et retour sur investissement pour 1UP Distribution

L'automatisation des processus métiers chez 1UP Distribution a permis un gain significatif en productivité et en fiabilité. La centralisation des commandes via Ciama API, couplée à l’intégration fluide avec Odoo API, a considérablement réduit la charge de travail liée à la gestion des commandes multi-plateformes. En éliminant les saisies manuelles, les risques d’erreurs ont été minimisés, et les délais de traitement des commandes ont été accélérés, offrant ainsi une expérience optimale aux clients.

L’optimisation des règles de TVA et de facturation a renforcé la conformité fiscale des transactions B2B, garantissant une application automatique et fiable des taxes selon la réglementation en vigueur. Cette approche a non seulement permis d’éviter les erreurs comptables, mais aussi d’améliorer la traçabilité et la gestion financière globale de l’entreprise.

Ce projet illustre l’expertise de Dawap dans l’intégration d’API et le développement de solutions interconnectées adaptées aux besoins spécifiques des entreprises. De la gestion centralisée des flux e-commerce à l’automatisation des workflows métiers, nous optimisons les échanges entre ERP et marketplaces pour garantir des performances fluides et sécurisées.