Le projet Opteven répond à une problématique classique mais critique dans l'assurance: la dispersion des données et des actions entre plusieurs outils métiers. Les équipes devaient gérer l'acquisition, la qualification, la proposition commerciale, la contractualisation et la signature avec des systèmes partiellement connectés.
Cette fragmentation générait des ruptures dans le parcours client: ressaisies, délais supplémentaires, manque de visibilité sur le statut réel d'un dossier et hétérogénéité des données entre CRM et ERP. Dans un contexte de souscription automobile, ces points impactent directement la conversion et la qualité de service.
L'ambition du projet a été de construire une plateforme de souscription capable d'orchestrer automatiquement les échanges entre HubSpot, l'ERP, la signature électronique et les briques de paiement, tout en conservant une gouvernance stricte des règles métier.
Le résultat attendu n'était pas uniquement technique. Il s'agissait de réduire le time-to-contract, fiabiliser les données contractuelles, et offrir une expérience souscripteur plus fluide sans dégrader les exigences de conformité propres au secteur assurantiel.
Le premier objectif était d'accélérer le traitement des dossiers en supprimant les tâches manuelles de recopie entre outils. Chaque information saisie une fois devait pouvoir être réutilisée automatiquement dans la suite du parcours.
Le second objectif concernait la fiabilité contractuelle: cohérence des données client, respect des règles de tarification, contrôle des pièces, et génération de documents prêts à signature avec un haut niveau de qualité.
Le troisième objectif était l'alignement des équipes commerciales, back-office et techniques sur un référentiel commun. Le système devait rendre visible l'état exact de chaque dossier et les actions à effectuer, sans interprétation ambiguë.
Les indicateurs de succès ont couvert le délai moyen de souscription, le taux de dossiers sans reprise manuelle, le taux d'échec des appels API critiques, la qualité des données injectées dans l'ERP et le taux de signature finalisée.
Le périmètre couvre la qualification du prospect, la collecte des informations de souscription, la génération des offres, la validation métier, la production des documents contractuels, la signature électronique et la synchronisation des données de gestion.
Un moteur de règles métier applique les conditions de souscription et contrôle la complétude du dossier avant passage aux étapes contractuelles. Cette logique évite de pousser en aval des dossiers incomplets ou incohérents.
La plateforme gère également les retours d'état entre les services connectés, afin de maintenir un statut unifié du dossier. Cette cohérence de bout en bout permet aux équipes de piloter l'activité sans zones grises.
Le scope a été pensé pour rester extensible: ajout de nouveaux produits d'assurance, variation des scénarios de souscription et intégration de services externes complémentaires sans refonte globale.
L'architecture repose sur une orchestration API découplée, séparant clairement la collecte des informations, les décisions métier et les appels vers les systèmes tiers. Cette séparation limite les effets de bord et améliore la maintenabilité.
Les flux critiques disposent de stratégies de reprise contrôlées: retries, gestion des timeouts, journalisation technique et métier, et mécanismes de compensation lorsque l'ordre des opérations doit être préservé.
Les contrats de données sont versionnés pour garantir la stabilité des intégrations entre services. Cette discipline réduit les régressions lors des évolutions fonctionnelles et facilite le diagnostic en cas d'incident.
{
"subscription_id": "SUB-2024-001245",
"customer": {
"email": "prospect@example.com",
"country": "FR"
},
"product": "garantie_automobile",
"crm_status": "qualified",
"signature_status": "pending",
"erp_sync": "ready"
}Cette base technique permet à la fois la fiabilité du run quotidien et l'évolutivité nécessaire à un produit assurantiel en croissance.
Le parcours utilisateur a été conçu pour réduire les frictions au maximum: saisie guidée, contrôles en temps réel, étapes lisibles et notifications de progression. L'objectif est d'augmenter la complétion tout en maintenant une qualité de données élevée.
Chaque étape de souscription déclenche des validations ciblées pour éviter les erreurs tardives. Ce choix améliore l'expérience front et diminue les reprises opérationnelles côté back-office.
La plateforme propose une continuité de parcours entre acquisition et contractualisation, ce qui évite les cassures fréquentes lorsqu'un dossier bascule d'un outil à un autre.
Ce design orienté usage a contribué à renforcer la conversion, tout en apportant un meilleur niveau de transparence sur l'avancement du dossier pour les équipes internes.
HubSpot joue le rôle de point d'entrée commercial et de suivi relationnel. Les données qualifiées sont ensuite transmises vers les briques de gestion et de contractualisation selon des règles de transition explicites.
L'ERP centralise les informations nécessaires au cycle de vie du contrat et au pilotage opérationnel. Les données y sont injectées de manière normalisée pour limiter les écarts de structure ou de statut.
La génération documentaire et la signature électronique sont orchestrées dans le même flux pour éviter les allers-retours manuels. Le dossier conserve une traçabilité complète depuis l'offre jusqu'à la signature finale.
L'orchestration globale permet de maintenir une source de vérité cohérente malgré la diversité des outils connectés, ce qui est décisif dans un environnement réglementé.
Le maillage API a été construit autour des besoins réels du parcours de souscription: acquisition CRM, gestion ERP, contractualisation, sécurité des échanges et orchestration métier.
Le CRM est central pour la qualification commerciale, le suivi des étapes et la continuité du parcours prospect vers contrat.
L'ERP assure la consolidation des données contractuelles et la gestion opérationnelle des dossiers souscrits.
Les services de paiement sont intégrés pour sécuriser les transactions liées au cycle de souscription et de facturation.
Un middleware métier dédié orchestre les règles de transition entre CRM, ERP et parcours contractuel.
Voir nos solutions de création d'API sur mesure
La sécurité des accès et des échanges est indispensable pour des données personnelles et contractuelles sensibles.
Voir nos solutions API Authentification et sécurité
La signature électronique est intégrée au workflow pour finaliser la contractualisation de manière fluide.
Le projet intègre des exigences fortes de sécurité: authentification contrôlée, cloisonnement des accès, protection des secrets et suivi des actions sensibles sur les dossiers.
Chaque événement critique est journalisé avec un niveau de détail suffisant pour répondre aux besoins d'audit et d'analyse d'incident. Cette traçabilité est essentielle pour l'exploitation en environnement assurantiel.
Les contrôles de conformité sont intégrés au parcours pour éviter les écarts tardifs: vérification de complétude, cohérence des informations contractuelles et suivi des étapes réglementaires.
Cette approche réduit les risques opérationnels et renforce la confiance des équipes métiers dans la fiabilité de la plateforme.
La plateforme est pilotée avec des indicateurs techniques et fonctionnels: latence des APIs, taux de réussite des transitions d'état, erreurs de synchronisation et disponibilité des connecteurs.
Les incidents sont qualifiés par criticité et orientés vers des procédures de remédiation adaptées. Cette discipline évite les interruptions prolongées sur les flux les plus sensibles.
Des stratégies de fallback et de reprise permettent de conserver la continuité d'exploitation même en cas de dégradation partielle d'un service tiers.
Le run gagne en prévisibilité: les anomalies sont détectées plus tôt, traitées plus vite, et documentées pour alimenter les cycles d'amélioration continue.
Le pilotage KPI a permis de suivre précisément la performance du parcours: complétion des étapes, temps de traitement, taux de signature et qualité des synchronisations inter-systèmes.
Ces mesures donnent une base objective pour arbitrer les évolutions: optimisation UX, ajustement des règles métier, priorisation des chantiers techniques et renforcement des contrôles.
La plateforme permet aussi d'identifier les points de friction les plus coûteux et d'agir rapidement sur les leviers à impact immédiat.
Le gain principal est organisationnel: les décisions ne reposent plus sur des impressions, mais sur des signaux partagés entre équipes produit, techniques et opérationnelles.
La digitalisation du parcours de souscription a réduit les ruptures de traitement et amélioré la fluidité globale entre acquisition, validation métier et contractualisation.
La cohérence des données entre CRM, ERP et signature a progressé, avec moins de reprises manuelles et une meilleure qualité des dossiers traités.
Les équipes ont gagné en visibilité opérationnelle, ce qui facilite le suivi des dossiers et accélère la résolution des exceptions.
Au global, le projet a posé un socle solide pour scaler l'activité sans dégrader la qualité de service ni la gouvernance des flux.
Le projet Opteven démontre l'intérêt d'une architecture API bien gouvernée pour des parcours de souscription complexes: plus de fluidité client, plus de fiabilité métier, et une meilleure maîtrise opérationnelle.
Les prochaines étapes peuvent porter sur l'enrichissement des parcours, l'extension des connecteurs métier et l'automatisation avancée de certains contrôles de conformité.
La trajectoire recommandée reste incrémentale: améliorer en continu les points de friction identifiés par les KPI tout en préservant la stabilité du run.
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