Le projet en un coup d’œil
Une question aussi simple que « où vérifier ce statut ? » peut mêler une procédure interne, une notion Odoo et un écran du portail. Pour 1UP Distribution, Dawap a développé un assistant documentaire capable de retrouver les éléments utiles à cette question dans son contexte de travail.
Le point décisif se situe entre la réponse et la prochaine étape. Une explication exacte mais rattachée au mauvais écran reste peu utile. L’assistant tient compte de la page consultée, recherche dans les connaissances disponibles et ne propose que des liens de navigation autorisés.
Ce chantier illustre notre approche du chatbot RAG d’entreprise : organiser la recherche et la restitution autour de documents identifiables, puis rendre leurs limites visibles. L’assistant aide à comprendre une procédure ; il ne lance pas une opération métier à la place de l’utilisateur.
Retrouver une marche à suivre
Scénario illustratif · données fictives
Comment vérifier le suivi d’une livraison depuis mon espace de travail ?
Contexte
La question est rattachée à la page consultée et aux accès de l’utilisateur.
Réponse
L’assistant explique les étapes couvertes par la procédure et cite le passage utilisé.
Vérification
L’utilisateur ouvre la source et le lien autorisé vers l’écran concerné.
Le contrôle à conserver : Si la procédure ne permet pas de répondre, l’assistant demande une précision. Il ne modifie aucune livraison.
1. Le contexte de 1UP Distribution
1UP Distribution exerce une activité de distribution B2B. Son application relie les usages commerciaux, les commandes, les informations produit et les opérations associées à Odoo. Les équipes doivent comprendre à la fois les règles de gestion et leur traduction dans les écrans.
Cette aide s’inscrit dans la plateforme B2B de 1UP Distribution. Elle accompagne les utilisateurs depuis leur espace de travail, avec une séparation entre documentation du portail et connaissances relatives à l’ERP.
2. Le périmètre et les choix de conception
Le cadrage fonctionnel distingue trois besoins : expliquer une notion, retrouver une procédure et orienter vers un écran. Cette séparation détermine les sources à rechercher et la forme de la réponse. Une question documentaire ne devient pas, par défaut, une demande d’interrogation des données commerciales.
La mise au point porte notamment sur les ambiguïtés : un champ peut exister dans Odoo sans être affiché dans le portail ; un même terme peut désigner un état de commande ou une règle interne. Demander une précision fait alors partie du parcours prévu.
3. Une réponse utile doit correspondre au bon écran
La documentation explique le fonctionnement général d’un outil. L’utilisateur cherche souvent une réponse située : il se trouve sur une fiche, observe un statut et veut savoir quelle vérification effectuer. Sans ce contexte, un assistant peut produire une procédure plausible mais inutilisable dans la page ouverte.
L’objectif est de relier la question à une connaissance pertinente, puis à une navigation réellement disponible. Cette exigence protège aussi contre une erreur fréquente : inventer un bouton, un menu ou une action pour donner une impression de résolution.
4. Rechercher avant de formuler la réponse
Le parcours sépare la préparation de la recherche et la rédaction. L’assistant détermine les informations nécessaires, récupère les passages documentaires correspondants, puis construit une réponse à partir de ce contexte. Les sources sont des éléments à consulter ; leur contenu ne reçoit pas le pouvoir de modifier les consignes de l’assistant.
La restitution conserve des références consultables. Les liens de navigation sont contrôlés côté application, au lieu de reposer uniquement sur une adresse improvisée par le modèle. Les sources et les liens sont également limités en nombre pour garder une réponse lisible.
Quand la documentation ne suffit pas, la réponse conserve cette limite. Une absence de source ne peut pas être compensée par une marche à suivre inventée. La fraîcheur des informations compte également : une règle ancienne ne doit pas être présentée comme une certitude actuelle.
La demande et la page consultée
Les passages documentaires utiles
Une explication avec ses sources
Des liens autorisés à vérifier
5. Séparer aide documentaire, données et actions
Le chemin documentaire n’exécute pas de requête SQL et ne modifie pas les objets métier. Son rôle reste compréhensible : expliquer et orienter. Les questions nécessitant un calcul relèvent du parcours de rapports métier vérifiables, avec ses propres contrôles.
Le savoir partagé par les collaborateurs suit lui aussi un périmètre spécifique. La mémoire interrogeable des équipes apporte une connaissance complémentaire, soumise aux droits de partage. Une note personnelle ne devient pas une procédure générale simplement parce qu’un assistant peut la retrouver.
6. Vérifier les sources, les refus et les liens
Les contrôles portent sur la présence d’une source pertinente, la cohérence avec la page, l’absence de faux écran et le traitement des questions imprécises. Une réponse élégante ne suffit pas : le chemin proposé doit rester praticable par l’utilisateur concerné.
Le développement s’intègre à l’application existante. Les corrections du parcours documentaire font l’objet de validations locales, tandis que l’acceptation globale de l’assistant reste progressive. Le périmètre présenté ici est l’aide documentaire développée ; il ne suppose pas que toutes les capacités du catalogue d’agents soient ouvertes.
Dans la durée, la qualité dépend du maintien des procédures et de la mise à jour des sources. Le suivi des exécutions et des retours utilisateurs permet de qualifier les erreurs sans transformer chaque conversation privée en matériau de supervision.
7. Une procédure que l’utilisateur peut retrouver et contrôler
Le résultat fonctionnel est un parcours qui rapproche la question, sa source et l’écran utile. L’utilisateur dispose d’une explication contextualisée, peut consulter les références retenues et conserve la responsabilité de l’action suivante.
La valeur du projet tient à cette continuité. L’IA rend la connaissance plus accessible tout en préservant la différence entre un fait documenté, une précision manquante et une opération à effectuer.
8. Conclusion
Pour 1UP Distribution, l’assistant documentaire apporte une nouvelle porte d’entrée dans les connaissances de l’application. La conception porte autant sur ce qu’il sait retrouver que sur ce qu’il doit demander, refuser ou laisser à l’utilisateur.
Un projet de RAG d’entreprise commence ainsi par des procédures exploitables, un contexte clair et des règles de restitution. Ce socle permet d’avancer vers une aide métier que les équipes peuvent vérifier.
